オフィスを移転する
オフィスを移転するというのは様々な事情がありますが、やはり新しいオフィスへの移転というのは気持ちが高まるものです。
良い理由にしろ悪い理由にしろ、新しい土地で仕事が始められるというのは心機一転するチャンスであり事業をより良い方向に持っていこうという気持ちになれるものです。
それと同時に新しい場所で仕事ができるということでワクワクしてしまい気持ちが浮ついてしまうこともあります。
そのような状態になると思わず移転の時にミスをしてしまったり失敗をしてしまったりすることも多くあります。
オフィス移転時に起こりがちなミス
オフィスの移転にあたって起こりやすいミスが、スケジューリングでの失敗です。
理想的な物件を見つけてすぐに契約をして話を進めたものの、二重での賃料が発生してしまったり、引越しの繁忙期である春先に移転することになり引越し費用が割高になったりというミスがあります。
他にも、会社の年間スケジュールと照らし合わせて会社の比較的業務が落ち着いた時期に引越しを行えるように調整したり、価格交渉がしやすい時期を選んだりという工夫をするよう、しっかりと計画を立ててスケジュールを組むようにすべきです。
次にあるミスが、備品購入の失敗です。
最近はインターネット通販が浸透しており、インターネットであれば購入するのに店舗に足を運ばずすみなおかつ定価よりもリーズナブルに購入することができます。
しかし、実際に見ないで発注をすると思っていたものと違うものが届いてインテリアがイメージ通りに仕上がらないということもあります。
また、インターネットで購入する際には寸法のチェックが甘くなりがちで家具がオフィスの中には入るけれども、オフィスのエラベーターやドアを通れなくて搬入ができないというトラブルもあります。
他にも意外と購入したものが届かなかったり、届いたものの発注したものと違ったり商品が不足したりというトラブルもあります。
また、料金の支払い方法に注意をしないと会計処理ができない場合があります。
前払いやカード払いをすると、会計処理ができず自費での購入をしなければならなくなる場合もありますから注意が必要です。
引越し時のトラブルも最近増えています。
業者が荷物を損傷してしまい、その保証についての対応でもめてしまうケースがあるのです。
会社が保険に入っていれば、壊れたものを保証してもらうことができますが引越し業者側は基本的に保証には応じないようになっています。
引越し会社が保障に応じない理由として、保障をすると保険のグレードが下がり保険料が値上がりすること、引越し料金をリーズナブルにするために保険に加入していないということがあるためです。
トラブル回避のために
このようなトラブルを回避するためには、しっかりと慎重に移転計画を練るしかありません。
移転にあたって必要な準備をピックアップして、リスト化し、時系列に並べてその時期にすべきことをまとめておき、それに則って進めていくのがベストな方法です。
基本的に移転計画というのは半年から一年かけて行うものです。
その期間、ミスなく継続して移転業務をこなすためにもリストはとても重要な役割を担います。